Informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (“Whistleblowing”)

Informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (“Whistleblowing”)

Desideriamo informarLa che il Regolamento (UE) 679/2016 (in seguito “GDPR”) prevede il diritto alla protezione dei dati personali.

In ossequio alla normativa vigente, il trattamento di tali dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, esattezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione delle finalità e della conservazione, nonché di tutela della Sua riservatezza e nel rispetto dei Suoi diritti.

Ai sensi del Regolamento UE 679/2016, pertanto, si forniscono le seguenti informazioni:

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento, l’Organismo di Vigilanza (ODV) di Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l. con sede in Castenedolo (BS), via Preferita, Traversa I, n. 13, è il titolare della gestione del canale di segnalazione.

L’ODV può trattare i dati personali dell’interessato nel contesto dei canali istituiti nel rispetto della normativa applicabile, per permettere la segnalazione di condotte illecite ai sensi del D. Lgs. 231/2001, di violazioni del Modello e/o del Codice Etico e di violazioni di norme nazionali e comunitarie, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l. (c.d. whistleblowing), nonché per la gestione di tali segnalazioni.

SOGGETTI INTERESSATI

L’informativa si applica ai soggetti che segnalano le suddette violazioni, ai soggetti segnalati indicati come presunti responsabili, ai soggetti implicati nelle violazioni (anche come testimoni), ai soggetti al corrente dei fatti o comunque menzionati nella segnalazione ed ai facilitatori.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

La base giuridica è l’obbligo di legge e nello specifico l’adempimento alle previsioni del D.LGS 24/2023.

Qualora, nell’ambito di una segnalazione, vengano fornite categorie particolari di dati, il Titolare le tratterà in virtù delle seguenti deroghe previste dall’art. 9 GDPR, consistenti:

nella necessità di assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9, par. 2, lett. b) GDPR);
nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali (art. 9, par. 2, lett. f) GDPR) per quanto concerne il trattamento dei dati personali necessari in sede di contenzioso o in sede precontenziosa, per far valere o difendere un diritto, anche del Titolare o di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o di arbitrato e conciliazione.

Inoltre, per quanto concerne la rivelazione dell’identità del segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere la segnalazione e l’utilizzabilità della segnalazione se l’identità del segnalante è necessaria per la difesa del segnalato, in conformità a quanto previsto dall’art. 12 commi 2 e 5 del D.Lgs 24/2023 la base giuridica è rappresentata dal consenso fornito dal segnalante.

Le informazioni e i dati personali raccolti saranno trattati al fine di assicurare:

1) la corretta e completa gestione del procedimento di whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia;

2) le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;

3) la tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento;

4) la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI E FONTI DI ORIGINE DEI DATI

In base all’esperienza del Titolare, possono essere trattati i seguenti dati personali dei soggetti interessati:

dati identificativi;
dati di contatto;
dati relativi alle presunte condotte segnalate, attribuite al segnalato, nelle quali l’interessato potrebbe essere coinvolto o delle quali potrebbe essere a conoscenza;
immagini e altra documentazione allegata alla segnalazione;
categorie particolari di dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione;
contenuti delle comunicazioni scambiate tra il segnalante e i soggetti/soggetto che gestiscono la segnalazione.

I dati personali dei soggetti diversi dal segnalante sono solitamente forniti dal segnalante tramite la segnalazione oppure dagli altri soggetti interessati (qualora questi siano sentiti durante l’indagine).

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali forniti verranno trattati attraverso i canali di segnalazione interni gestiti dall’ ODV, nel rispetto dei requisiti di sicurezza richiesti dalla normativa.

L’ODV agisce in modo che l’identità del segnalante e qualsiasi informazione da cui può evincersi tale identità rimangano riservate. Tale identità potrà essere rivelata solo previo consenso espresso del segnalante. L’ODV tutela l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito della segnalazione.

COMUNICAZIONI DATI

I dati saranno trattati unicamente dall’ODV.

In conformità alla normativa, i dati personali potranno essere comunicati all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), all’autorità giudiziaria ordinaria o all’autorità giudiziaria contabile (per i profili di rispettiva competenza) e, in genere, alle autorità che ne facciano richiesta in forza di una previsione di legge a cui il Titolare è tenuto a conformarsi.

Nel caso in cui la segnalazione sia oggetto di denuncia alle autorità competenti, l’obbligo di riservatezza dell’identità delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi e alle condizioni previste dalla normativa applicabile.

Si potrà altresì procedere alla comunicazione all’autorità giudiziaria ordinaria qualora Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l. intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione.

In casi eccezionali, qualora la rivelazione dell’identità sia indispensabile per la difesa del segnalato (nell’ambito di un procedimento disciplinare) o della persona coinvolta (nell’ambito delle procedure interne), il segnalante sarà informato dall’ODV, in merito ai motivi di tale comunicazione che potrà avvenire solo previo suo consenso come indicato nel paragrafo relativo alla Base giuridica.

La tutela della riservatezza viene garantita anche agli altri soggetti interessati, fino alla conclusione del procedimento avviato in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.

Inoltre, i dati o parte dei dati potrebbero essere condivisi con i seguenti soggetti esterni, a seconda dei casi:

agenti in qualità di titolari autonomi del trattamento o responsabili del trattamento;
avvocati e consulenti, che forniscono servizi di consulenza o di indagine;
autorità giudiziarie, di vigilanza, supervisione o di polizia, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non sono oggetto di diffusione; non sono trasferiti al di fuori dello stato italiano, nel caso che lo siano, il trasferimento è assistito dalle garanzie di cui al Capo V del REG. UE 2016/679; inoltre i dati non saranno soggetti a processi decisionali interamente automatizzati.

I dati non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei casi specificamente previsti dal diritto nazionale o dell’Unione europea.

TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

I dati non saranno trasferiti al di fuori del territorio dello stato italiano.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Gli eventuali dati inseriti saranno trattati per tutta la durata della gestione della segnalazione e saranno conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, prevedendo espressamente che le segnalazioni e la relativa documentazione siano conservate per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura (art. 14, co. 1 del Decreto).

L’ODV può conservare le segnalazioni e la relativa documentazione per un tempo superiore, previa anonimizzazione dei dati personali relativi al segnalante, alle persone coinvolte (indicate come possibili responsabili delle condotte illecite), nonché a coloro che sono a vario titolo coinvolti nella segnalazione, al fine di comprovare l’adeguata gestione delle segnalazioni e la conseguente efficace attuazione del Modello ai sensi dell’art. 6 D. Lgs. 231/2001 (quale esimente della responsabilità amministrativa della Società).

Sono fatti salvi eventuali specifici obblighi normativi o la sopravvenuta necessità del Titolare di agire o difendersi in giudizio, che rendano necessario il trattamento e la conservazione dei dati per periodi di tempo superiori.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti.

In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere

• l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;

• la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;

• la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;

• la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusione di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi di Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l. rispetto ai suoi;

• l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria;

• la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Le richieste vanno rivolte:

- via e-mail, all'indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

- oppure via posta, al seguente indirizzo: ‘Organismo di Vigilanza della società Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l., via Preferita, Traversa I, 13 – 25014 Castenedolo (BS)’.

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);
potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;
in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

Per quanto attiene invece al diritto alla portabilità dei dati personali, si avvisa sin d’ora che non sussistono i presupposti indicati dall’art. 20, par. 1 del GDPR e che, di conseguenza, tale diritto non è esercitabile.

In caso di acquisizione di consenso del segnalante alla rivelazione dell’identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, il segnalante avrà anche il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

Il segnalante ha anche il diritto di proporre un formale Reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, a norma dell’art. 77 del GDPR, ovvero, ex art. 79 GDPR, ricorrere all’autorità giudiziaria nei modi e nei tempi previsti dalla legge.

L’ODV di Autotrasporti Luterotti Antonio s.r.l. si riserva di apportare alla presente informativa tutte le modifiche che ritenesse utile, anche in relazione all’evoluzione della normativa in vigore, dandone la più ampia visibilità agli interessati.